SUAC, Archivo y Recepción
I) FUNCIONES
SISTEMA ÚNICO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (SUAC)
- Recibir, controlar y direccionar documentación presentada como ingreso o egreso ante la Repartición, llevando un registro informático, confiable y eficaz del movimiento de los mismos.
- Cumplir con lo establecido en el Decreto Nº 6700 y legislaciones relacionadas.
- Cumplir los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, la Carta del Ciudadano y demás legislación relacionada, asegurando la capacitación permanente del personal involucrado en el SUME (Sistema Unificado de Mesa de Entradas) del SUAC (Sistema Único de Atención al Ciudadano).
- Cumplir con los requisitos de Recepción-Tipificación- Trazabilidad y Archivo Electrónico de las actuaciones.
- Supervisar y mantener el sistema “puerta a puerta” entre las distintas dependencias de la administración Pública Provincial, Delegaciones del Interior como así también el sistema de correspondencias en sobre cerrado.
- Diagramar y efectuar controles sobre los circuitos de comunicación interministerial (Bolsines).
- Asegurar el mantenimiento de los estándares de calidad que garanticen la continuidad en la certificación de las normas correspondientes.
- Intervenir en el proceso de tramitación de las actuaciones administrativas y en la formulación de sugerencias para la adopción de medidas tendientes a modificar métodos, controles y formularios.
- Prestar un servicio eficaz, eficiente y confiable a los ciudadanos que lo requieran, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los mismos optimizando la eficacia, rapidez, cortesía, ética e idoneidad en sus tareas, direccionando a la mejora continua en el desempeño del Área, recepción y control de la Documentación presentada por ciudadanos, cualquiera sea el destino de las mismas dentro de la Dirección General de Inspección de Personas Jurídicas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y otras dependencias del Gobierno Provincial.
- Registro de las actuaciones asegurando a cada ciudadano el derecho a la identificación numérica de todo trámite que se inicie.
- Atender e informar al ciudadano sobre el curso de los expedientes y simples trámites.
- Efectuar la entrega de la documentación ya finalizada, derivadas de las Áreas técnicas.
- Custodiar la entrega de la documentación cumpliendo con los requisitos formales exigidos para su mayor control.
ARCHIVO
- Archivar física e informáticamente los expedientes de las diferentes Áreas de la Dirección General de IPJ.
- Diferenciar de acuerdo a su caratulación los expedientes para su Archivo.
- Llevar un control eficaz y eficiente de las actuaciones archivadas.
- Disponer de las actuaciones archivadas atento la solicitud de préstamo y/o desarchivo de las mismas, efectuadas por las distintas Áreas, llevando un registro de las mismas a los fines de dejar constancia al respecto.
- Realizar el expurgo de las actuaciones en conjunto con el Área Jurídica, atento lo establecido por Decreto Nº 1659
- Llevar control y registro de las actuaciones qué se envían en custodia a una empresa de logística de archivos.
RECEPCIÓN
- Recibir las llamadas telefónicas externas e internas, direccionando las mismas.
- Orientar vía telefónica a los ciudadanos ante consultas generales.
- Orientar a los ciudadanos qué ingresan personalmente a la Repartición.
- Recepcionar las inquietudes y solicitudes de las distintas áreas en cuanto a la organización de las mismas hacia los ciudadanos en sus consultas.
II) ACTIVIDADES
- Atención telefónica y personalizada en recepción.
- Orientación a los ciudadanos desde la recepción.
- Efectuar la recepción telefónica interna de la Repartición.
- Dar turnos para consultas con técnicos del Área de Sociedades por Acciones.
- Orientar en los días y horarios de atención de las Áreas técnicas.
- Guiar a los ciudadanos para las consultas de asesoramiento del Área de Sociedades por Acciones.
- Efectuar llamados externos en casos excepcionales.
- Dar ingreso a la documentación presentada por los ciudadanos personalmente y/o qué llegan por sobre cerrado.
- Controlar el cumplimiento de los requisitos formales en general para la presentación de cualquier documentación.
- Controlar el cumplimiento en la presentación de la documentación de acuerdo a los requisitos qué indiquen las planillas de las Áreas Técnicas.
- Controlar las Tasas Retributivas de Servicios de acuerdo a la Ley Impositiva de la Provincia de Córdoba en la documentación qué se exijan en las mismas.
- Tipificar la documentación presentada, caratular, numerar, dar control de ingreso al ciudadano y otro dejar en las mismas, a través de un sticker.
- Foliar, armar expedientes (en su caso), remitir al Área correspondiente, imprimir extractín para constancia de remisión de las mismas.
- Recibir y aceptar documentación remitidas por las Áreas Técnicas para ser retiradas por los ciudadanos.
- Recibir y aceptar documentación para ser remitidas por bolsines a las Delegaciones u otra dependencia de la Administración Pública Provincial.
- Recibir y aceptar documentación para remitir por correo atento lo indicado por el Área qué lo envía.
- Entregar la documentación a los ciudadanos, ya finalizado el trámite, controlando a quién y qué se entrega (oficios, peticiones normatizadas, resoluciones (sociedades comerciales), certificados, copias, informes a peticiones ingresados como simples trámites, reservas de denominación, inscripciones y rúbricas de sociedades comerciales, libros rubricados de entidades sin fines de lucro, libros en sistemas mecanizados de sociedades por Acciones.
- Gestionar formularios de carta documento para el Área Jurídica.
- En su caso, orientar y/o guiar consultas qué competen al Área respecto a los trámites qué se solicitan en la Repartición.
- Registrar a los Ciudadanos en CIDI nivel 2
- Recibir, cceptar informáticamente y luego Archivar las actuaciones, si son expedientes en el Sector de Archivo, y simples trámites ya entregados o no retirados al año de su presentación por archivo electrónico en el SUAC-SUME.
- Carga en sistema informático de los expedientes archivados.
- Préstamo y/o desarchivo de expedientes
- Expurgo de las actuaciones
- Derivación a la empresa de logística y custodia de archivos las actuaciones expedientes, según corresponda.
- Articular la comunicación con los SUAC-SUME de las Delegaciones de IPJ en el Interior Provincial.
MARCO NORMATIVO
- LEY 8652
- DEC. N°6700/84 -(SUME)
- LEY N° 550 LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (T.O.L.N°6658)
- NORMAS ISO 9001:2008
- LEY ° 8803- DERECHO AL ACCESO AL CONOCIMIENTO DE LOS ACTOS DEL ESTADO
- DECR. N° 8522/79 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROVINCIAL SISTEMA GENERAL DE ORDENAMIENTO, RACIONALIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
- CARTA AL CIUDADANO LEY N° 8835
- LEY N° 8836 MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
- DEC.N° 1659/97- EXPURGO
- CIRCULAR NORMATIVA 01/2004
- CIRCULAR NORMATIVA 01/2013
- RESOL. N° 804- SIMPLIFICACIÓN TRÁMITE ADMINISTRATIVO
- LEY N° 8837